Aménagement open space : comment aménager un espace de travail collectif ?
Publié par Nicolas
Pour installer un environnement de travail favorable pour vos salariés et collaborateurs, il peut être intéressant de créer un open space. Voici tout ce qu'il faut savoir pour bien aménager un open space.
Pourquoi créer un open space en entreprise ?
L'open space permet d'utiliser efficacement l'espace disponible pour faire travailler plus de personnes ensemble.
Cela permet de faire des économies en surface pour les locaux disponibles : on a moins de cloisons, de portes et de besoins en mobilier divers.
Quels sont les avantages d'un open space ?
Le principal avantage de l'open space est le coût. Il est en effet moins cher de faire travailler 4, 5, 8 ou 10 personnes dans un même bureau (qui sera plus grand) que de créer des bureaux séparés pour vos collaborateurs.
Les économies sont sur la surface qui est un poste important de dépense en entreprise. Mais, les économies sont également réalisées sur des postes qui découlent de cela :
- Le ménage est plus rapide
- Il est possible d'acheter moins de mobilier de bureau : certains bureaux peuvent être partagé avec plusieurs collaborateurs
- Chauffage : isoler un grand espace est plus optimal qu'isoler plusieurs petits espaces et des couloirs
- Etc.
Une étude ( https://www.linkedin.com/business/talent/blog/talent-management/open-office-plans-are-a-lot-less-cost-effective-than-you-may-think ) a montré que sur un plan sur lequel on peut faire travailler 15 personnes avec des bureaux fermés, on peut monter jusqu'à 25 collaborateurs pour la même surface en passant à un open space.
L'open space permet de réunir des équipes de travail complètes dans un même espace de travail ce qui peut fluidifier la communication entre les collaborateurs.
Ainsi, si quelqu'un a une question à poser, il suffit de faire quelques mètres pour interroger un collaborateur et avoir une réponse très rapide. Les échanges au sein d'une même équipe sont alors plus efficaces et plus fluides. Il en résulte souvent une meilleure efficacité au travail.
Quels sont les inconvénients d'un open space ?
Mais l'open space a également des inconvénients. Le principal est le bruit. C'est un espace naturellement bruyant.
Vos collaborateurs utilisent des claviers, peuvent téléphoner et parler entre eux. Cela créé donc du bruit qui peut gêner les personnes qui ont plus besoin de calme pour se concentrer au travail (travail intellectuel, travail minutieux, etc.). Certaines personnes seront plus sujet au stress dans un environnement bruyant, ce qui peut gêner la qualité de leur travail ou leur productivité.
Nous verrons plus loin comment améliorer l'environnement sonore en open space.
L'autre inconvénient découle d'un des avantages. S'il est plus facile de communiquer avec les autres collaborateurs d'un même open space, cela signifie que l'on peut également être interrompu plus régulièrement et que cela peut influer négativement sur son travail (voir cette étude de référence sur le sujet : https://www.jstor.org/stable/255498?seq=1#page_scan_tab_contents ).
En clair, un open space peut aussi déconcentrer les collaborateurs qui ont besoin de travailler sur des tâches complexes, qui demandent beaucoup de réflexion ou qui demande une grande créativité.
Il est donc nécessaire de bien prendre en compte ces facteurs avant de faire travailler des équipes complètes dans un grand open space.
Comment aménager un open space ?
On pense qu'il y a maintenant plus de la moitié des entreprises dans le monde qui ont recours à un ou plusieurs open space pour leurs collaborateurs. Parfois, surtout dans les startups, c'est même toute l'entreprise qui travaille dans un gigantesque open space. Parfois, il s'agit seulement d'équipes bien définies.
La question de l'aménagement d'un open space est essentiel, car il faut garantir le confort et la productivité des collaborateurs de l'entreprise.
La première chose à faire est donc d'éviter ou de supprimer les cloisons.
Le mobilier est la deuxième chose la plus importante. Il est intéressant d'utiliser du mobilier de bureau plus grand pour mettre 2 à 4 personnes sur un même bureau. Ces bureaux sont appelés « bench ».
Les « benchs » peuvent avoir des configurations différentes :
- En rectangle pour permettre à un nombre pair de personnes de travailler
- En triangle ou en étoile pour un nombre impair
Il est également possible de placer des petites cloisons sur le bureau pour séparer les plans de travail ce qui a un double avantage : couper un peu le bruit et assurer que chaque collaborateur ait bien son propre espace de travail pour y laisser son matériel (ordinateur, cahier, post-it, téléphone, etc.).
Il est généralement moins cher d'acheter un grand bureau pour 4 personnes plutôt que 4 plus petits.
Cependant, on perd beaucoup en modularité et cela force 4 personnes à travailler sur un même plan de travail de même hauteur.
L'autre type de bureau bien adapté est le bureau individuel ainsi que le bureau debout. La question des bureaux ajustables en hauteur sera abordé plus loin.
Un bureau individuel permet à un collaborateur d'avoir un espace de travail qui lui est propre et d'ajuster la hauteur du plateau à sa convenance. Il est bien plus simple de déplacer le bureau dans l'open space pour le confort du collaborateur.
L'autre point important est la chaise ou le fauteuil. Il doit permettre de longues séances de travail et doit pouvoir se régler parfaitement en hauteur et en inclinaison.
C'est un post de dépense important et un fauteuil de qualité va limiter les douleurs dans le dos et sera plus durable dans le temps. Les chaises haut de gamme peuvent s'utiliser jusqu'à une dizaine d'année.
Pour aménager un open space, il faut également penser aux caissons à tiroirs et autres étagères, armoires et bibliothèques qui vont permettre de ranger les documents de travail. Cela dépend grandement de l'activité de l'entreprise et il faut essentiellement s'assurer que chaque collaborateur puisse ranger les documents qui lui sont utiles. Chaque personne doit donc avoir son propre espace de rangement.
Les autres espaces importants à envisager pour aménager un open space
En complément au mobilier de bureau essentiel présent dans un open space, il peut être intéressant de créer d'autres plus petits espaces complémentaires :
- Un espace détente pour les pauses avec une machine à café : vous pourrez y mettre un canapé (par exemple)
- Un espace plus isolé pour permettre à vos collaborateurs de s'isoler pour téléphoner
Vous pouvez consulter ce dossier sur l'aménagement d'un open space pour en savoir plus.
Comment se protéger du bruit en open space ?
Nous avons vu que le bruit est un des principaux inconvénients de l'open space. Heureusement, il existe des solutions pour améliorer l'environnement sonore de l'espace de travail.
La première chose est d'utiliser des panneaux acoustiques qui vont avoir principalement deux fonctions :
- Absorber une partie des bruits
- Limiter la réverbération et l'effet d'écho de la pièce (la réverbération du son)
Il existe de nombreuses solutions pour cela qui sont plus ou moins onéreuses. Il faudra donc surtout déterminer quel type de panneau convient le mieux en fonction de votre pièce, du bruit généré par le travail et du nombre de collaborateurs.
Ces panneaux peuvent être posés sur certains murs mais aussi entre les bureaux lorsqu'ils sont sur pied.
Quelle surface pour un open space et quelles normes ?
La norme sur les bureaux en entreprise s'appelle Afnor NF 35-102 ( https://www.boutique.afnor.org/fr-fr/norme/nf-x35102/conception-ergonomique-des-espaces-de-travail-en-bureaux/fa045148/399 ).
Elle préconise 10 m² par personne en bureau collectif (open space). Pour en environnement bruyant, on recommande de passer à 15 m² par personne (ce qui rend le traitement du bruit un élément important de l'open space). On préconise de laisser 80 centimètres pour laisser passer une personne et 1,5 mètres dans les endroits où deux personnes doivent se croiser.
Pour le mobilier, la norme Afnor demande un plan de travail réglable d'au moins 80 cm de profondeur pour 120 cm de largeur. (vous pouvez en apprendre plus en lisant l'article sur les normes de travail dans les bureaux : http://www.bureau-debout.com/norme-bureau.html )
Des bureaux debouts pour un open space ?
Enfin, pour bien prendre en compte le confort au travail, il est aujourd'hui recommandé d'utiliser un bureau réglable en hauteur du type « bureau debout » ou « bureau assis debout ».
Cela permet d'ajuster précisément la hauteur du plateau pour obtenir un confort idéal et une bonne position de travail pour les gens qui travaillent avec un ordinateur.
Vous pouvez trouver toutes les informations sur les bureaux debout en lisant les différents articles sur notre site.
Dans le même esprit, il est recommandé d'utiliser des écrans d'ordinateur qui s'ajustent également an hauteur. Si l'écran n'est pas mini d'un tel pied, il est possible de s'en procurer un facilement sur n'importe quel site e-commerce pour un prix modique.
🏥 Les informations et études scientifiques sont accessibles sur la page des études scientifiques sur les bureaux debouts. Si vous avez un doute, vous devez consulter cette page qui détaille les sources et cite les études autour du travail debout, des bureaux debout et de la sédentarité (rester assis trop longtemps).N'oubliez pas de consulter nos derniers articles sur les bureaux debout et nos dernières études scientifiques pour en apprendre plus sur la santé au travail et les dangers de la sédentarité.